Description

La Procédure de Maîtrise des Informations Documentées est un document fondamental du Système de Management de la Qualité (SMQ), destiné à encadrer l’ensemble du cycle de vie des documents et enregistrements qualité. Elle définit les règles de création, d’identification, de validation, de diffusion, de mise à jour, d’archivage et d’élimination des informations documentées afin de garantir leur disponibilité, leur intégrité, leur confidentialité et leur traçabilité, conformément aux exigences de l’ISO 9001 Version 2026.

Points forts

• Conformité totale aux exigences de l’ISO 9001 Version 2026 (chapitre 7.5)
• Structuration claire et complète de la gestion documentaire
• Sécurisation des informations et maîtrise des risques documentaires
• Facilite les audits, la traçabilité et la conformité réglementaire
• Procédure prête à l’emploi, personnalisable et applicable à tout SMQ

Contenu du fichier

• Objet, champ d’application et références normatives
• Définitions, abréviations et typologie des informations documentées
• Rôles, responsabilités et autorités (Direction, Responsable Qualité, pilotes de processus et utilisateurs)
• Règles d’identification, de codification, de gestion des versions et de confidentialité
• Processus d’élaboration, de vérification, de validation et de mise en application
• Maîtrise de la diffusion, des accès et des copies (avec ou sans système de gestion documentaire)
• Gestion des mises à jour, des révisions et de la traçabilité des modifications
• Maîtrise des enregistrements qualité
• Archivage, durées de conservation et modalités d’élimination sécurisée
• Sécurité, sauvegarde et continuité des informations documentées numériques

Utilisation

Cette procédure s’adresse à la Direction Générale, au Responsable Qualité, aux pilotes de processus, aux équipes QHSE ainsi qu’à l’ensemble des utilisateurs du SMQ. Elle constitue une référence essentielle pour structurer la gestion documentaire, sécuriser les informations critiques, démontrer la conformité lors des audits internes et externes, et soutenir l’efficacité ainsi que l’amélioration continue du Système de Management de la Qualité conformément à l’ISO 9001 Version 2026.